Guide de production
Ce dont votre événement d'entreprise a vraiment besoin
La plupart des fêtes de bureau se planifient autour de la salle et du repas. Le son, l'éclairage et le déroulement se décident à la dernière minute, souvent la semaine précédent l'événement. Voici ce qu'un fournisseur de production vous demandera, dans l'ordre où il vous le demandera.
Rédigé pour les responsables des ressources humaines, les coordonnateurs d'événements et les assistants et assistantes de direction de la grande région de Montréal.
Un son qui se rend jusqu'au fond de la salle
Un seul haut-parleur sur un pied, à l'avant, voilà la raison la plus fréquente d'un discours raté. Demandez à tout fournisseur comment il couvre la salle que vous avez.
- Les discours et la remise des prix doivent être clairs à la dernière table, pas seulement forts à l'avant.
- Pendant le cocktail et le souper, la musique doit rester sous la conversation, pas par-dessus.
- La piste de danse demande un volume et un mélange différents de la salle à manger.
- Des microphones sans fil à main et à cravate, avec un micro de réserve déjà réglé et vérifié.
- Une courte vérification du son avec un vrai discours dedans, avant l'arrivée des invités.
L'éclairage, et pourquoi la salle paraît terne sans lui
L'éclairage d'une salle est réglé pour le ménage et le repas. La même salle photographie très différemment une fois éclairée pour un événement.
- L'éclairage d'ambiance le long des murs donne de la profondeur à la salle et rend les photos de téléphone utilisables.
- Un éclairage mobile et des faisceaux donnent une forme à la soirée : doux pour le souper, plus franc pour la fête.
- Une table de mixage nette et rangée, sans câbles visibles ni ruban, parce qu'elle reste devant vos invités toute la soirée.
- Le logo ou le monogramme de l'entreprise projeté au mur, si vous voulez la marque bien visible.
- Un éclairage convenu d'avance, pas improvisé le soir même.
Le déroulement, et qui le tient
Les événements qui semblent sans effort reposent sur un ordre du jour écrit que tout le monde suit, y compris la personne à la table de son.
- Un échéancier : ouverture, arrivée des invités, service, discours et prix, gâteau, lancement, fête, fermeture.
- Un animateur bilingue capable de faire passer une salle franco-anglaise d'un segment à l'autre sans perdre personne.
- Les noms, les titres et les prononciations exacts de chaque prix et de chaque intervenant, confirmés par écrit.
- Une personne sur place responsable du timing, à qui la salle peut s'adresser.
- Une heure de fin ferme convenue avec la salle, et un plan qui y parvient vraiment.
Courant, entrée du matériel et accès
Ce sont les détails qui deviennent une course à 18 h parce que personne n'a posé la question en juillet. Envoyez-les à votre salle maintenant.
- L'heure d'entrée et l'heure de sortie, et qui détient la clé ou le code.
- Les dimensions de l'ascenseur de service, et si le matériel y passe.
- Où se trouve le courant, quel ampérage, et si le circuit de la salle peut être partagé.
- Ce qui peut être utilisé au plafond, dans la structure ou aux murs, et ce qui est interdit.
- Le stationnement et l'accès à la cour de chargement pour l'équipe.
Assurance et documents
Plusieurs salles montréalaises et la plupart des services d'approvisionnement d'entreprise ne signeront rien sans les documents en main.
- Une attestation d'assurance responsabilité désignant la salle, émise avant la date de l'événement.
- Un contrat écrit couvrant les services, les heures, les frais d'heures supplémentaires et les conditions d'annulation.
- Une personne-ressource nommée et un numéro qui répond le jour même, pas une boîte de réception commune.
- Pour les clients du secteur public ou du secteur financier, tout ce qu'exige votre propre service de la conformité, à l'avance.
Les questions qui départagent deux soumissions
Deux fournisseurs peuvent se ressembler sur une page de prix. Ces questions rendent la différence visible.
- Qui vient exactement, et ont-ils déjà travaillé dans cette salle?
- L'animateur est-il aussi le DJ, et est-il parfaitement bilingue?
- Combien d'heures sur place, de l'entrée à la sortie, et ce que coûtent les heures supplémentaires.
- Quels haut-parleurs, quels projecteurs et quels microphones, par écrit.
- Ce qui arrive si un équipement tombe en panne le soir même, et ce qui est prêt à entrer en jeu.
Vous planifiez une fête des Fêtes?
Tout ce qui précède est soit quelque chose qu'on apporte, soit une question qu'on pose à la salle, et on vous dit lequel des deux avant que vous signiez quoi que ce soit.
Vérifiez la disponibilité de votre date
Envoyez la date, la salle et le nombre d'invités et vous recevrez une réponse en moins de 60 minutes pendant les heures d'affaires, avec ce dont la salle a vraiment besoin.
Obtenir une soumission