Guide de planification gratuit

Liste de vérification pour votre fête de bureau à Montréal

Rédigée pour les gestionnaires RH, les coordonnateurs d'événements et les adjointes de direction qui portent le party d'entreprise du premier budget jusqu'à la dernière chanson. Suivez-la dans l'ordre et rien ne vous tombera dessus la semaine de l'événement.

Grand Montréal, Laval, Rive-Sud, Ouest-de-l'Île et Laurentides

1. De six à quatre mois avant — fixez l'essentiel

Les dates de décembre partent vite à Montréal et les meilleures salles sont réservées dès la fin de l'été. C'est l'étape qui détermine tout le reste.

Confirmez l'enveloppe budgétaire et la personne qui l'approuve.
Établissez une fourchette d'invités plutôt qu'un nombre fixe (elle variera de 15 à 20 %).
Ciblez deux dates possibles — un jeudi ou un vendredi au début de décembre est idéal.
Choisissez le format : souper assis avec discours, cocktail dînatoire ou gala avec remise de prix.
Décidez si les conjoints, conjointes ou clients sont invités (cela change la salle, le menu et la musique).
Retenez trois salles et demandez à chacune une option sur vos dates.
Demandez à votre DJ et à votre fournisseur de production de réserver la date par écrit avant de signer avec la salle.

2. Questions à poser à chaque salle avant de signer

Les salles montréalaises varient énormément côté son et électricité. Ces questions évitent les surprises les plus coûteuses.

Y a-t-il une limite de décibels ou un couvre-feu sonore, et à quelle heure la musique doit-elle cesser?
À quelle heure les fournisseurs peuvent-ils entrer, et y a-t-il un ascenseur, un quai de chargement ou des escaliers?
Combien de circuits électriques sont disponibles près de la scène ou du poste de DJ?
La salle possède-t-elle un système de son, et peut-on y brancher de l'équipement externe?
La salle exige-t-elle une attestation d'assurance responsabilité de chaque fournisseur, et pour quel montant?
Y a-t-il des restrictions sur l'accrochage, l'éclairage d'ambiance, la brume ou les machines à fumée?
Qui est la personne-ressource sur place le soir de l'événement, et jusqu'à quelle heure est-elle présente?
Quel est le tarif de dépassement si la soirée se prolonge au-delà de l'heure prévue au contrat?

3. Besoins en son, en éclairage et en audiovisuel

La plupart des plaintes après un party d'entreprise tiennent à deux choses : on n'entendait pas les discours, et la salle avait l'air d'un centre de congrès.

Comptez les discours et les remises de prix, puis prévoyez un micro sans fil pour deux présentateurs, plus un de rechange.
Ajoutez un micro de lutrin ou un micro-cravate si la direction lit des notes ou se déplace en parlant.
Assurez-vous que les discours s'entendent aussi bien au fond de la salle que près de la scène.
Prévoyez des niveaux de musique d'ambiance pour le cocktail et le souper, distincts du bloc de danse.
Ajoutez de l'éclairage d'ambiance sur les murs : c'est l'amélioration visuelle la plus rentable pour une salle neutre.
Confirmez si vous avez besoin d'un écran et d'un projecteur pour un diaporama, une vidéo ou des logos.
Renseignez-vous sur une projection de monogramme ou de logo si l'événement est aux couleurs de l'entreprise.
Exigez une gestion soignée des câbles : des fils apparents paraissent mal sur les photos.
Demandez qui assure le soutien technique si un portable, un micro ou un projecteur flanche pendant un discours.

4. Conformité, contrats et documents

C'est ce qui bloque les approbations. Recueillez le tout tôt et ça ne devient jamais urgent.

Attestation d'assurance responsabilité de chaque fournisseur, désignant la salle au besoin.
Un contrat signé détaillant les livrables, les heures, l'arrivée et la fin de la prestation.
Confirmation écrite des plages d'installation et de démontage.
Bon de commande ou coordonnées de facturation dans le format accepté par vos finances.
Une clause d'annulation et de report acceptable pour vous.
Liste des fournisseurs avec les numéros de cellulaire pour le jour de l'événement.
Permis de service d'alcool et exigences de sécurité confirmés par la salle.

5. Animation, maître de cérémonie et langue

À Montréal, un animateur qui travaille dans une seule langue exclut discrètement une partie de votre équipe. L'animation bilingue n'est pas un extra.

Confirmez que votre animateur annonce, enchaîne et échange avec les invités en français comme en anglais.
Transmettez le déroulement : ouverture des portes, mot de bienvenue, souper, discours, prix, danse, dernier service.
Fournissez la prononciation exacte et les titres de toutes les personnes présentées ou honorées.
Établissez qui invite la salle à s'asseoir, à se lever et à gagner la piste de danse.
Décidez du traitement des annonces : reprise complète dans les deux langues ou segments en alternance.
Informez l'animateur de tout sujet délicat : mises à pied, départs à la retraite, décès d'un collègue, sujets à éviter.

6. Choix musicaux qui vous appartiennent, pas au DJ

Une salle d'entreprise réunit plusieurs générations et plusieurs services. C'est votre direction qui garde la piste remplie.

Donnez un portrait des âges et des services pour que le DJ lise bien la salle.
Fournissez une liste de pièces essentielles et, surtout, une liste à ne pas jouer.
Exigez uniquement des versions radio, sans paroles explicites : à un événement de travail, le risque est réel.
Choisissez l'ambiance de l'arrivée et du souper : jazz, lounge, classiques francophones, instrumental.
Déterminez le moment où la soirée bascule : habituellement juste après le dernier discours.
Décidez si les succès francophones et anglophones sont mélangés ou présentés en blocs.
Désignez une personne de votre équipe qui peut approuver une demande sur le moment.

7. Deux semaines avant et le jour même

Tout ici relève de la confirmation, pas de la décision. Si vous décidez encore, quelque chose a glissé.

Reconfirmez le nombre final d'invités, le plan de salle et l'emplacement de la scène.
Reconfirmez l'heure d'arrivée, l'accès pour l'installation et la plage de test de son avec chaque fournisseur.
Transmettez le déroulement final à la salle, à l'animateur et à votre direction.
Confirmez votre propre heure d'arrivée : avant les fournisseurs, pas avec les invités.
Parcourez la salle pendant le test de son et écoutez depuis la table la plus éloignée.
Testez chaque micro avec la personne qui l'utilisera réellement.
Désignez quelqu'un pour recueillir photos et vidéos aux fins de communications internes.

En résumé

Réservez la date et la production avant de peaufiner les détails, obtenez les documents d'assurance tôt, prévoyez un vrai budget pour le son des discours et donnez de véritables consignes à votre animateur. Ces quatre éléments distinguent une soirée qu'on apprécie d'une soirée qu'on endure.

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Envoyez-nous votre date et votre lieu : vous recevez une proposition écrite avec les prix, la liste d'équipement et l'attestation d'assurance — sans engagement.

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